Une note de frais "Abeille", c'est comme une facture qu'on ferait à l'Abeille: cela explique, calcule et documente en une ligne par pièce combien d'argent on a dépensé pour l'Abeille et on attend remboursement de Picsou. Si on remet la note de frais complète à Picsou, ou a droit à un règlement immédiat par chèque.
Si, souhaitant que Picsou règle le fournisseur en direct par chèque par la poste, on n'a rien payé, ne pas faire de note de frais (qui créerait alors de la confusion: qui payer ?). À la place, remettre à Picsou la facture originale du fournisseur en précisant "paiement direct par l'Abeille".
Conserver les pièces justificatives de dépense (factures ou relevés de caisse) les numéroter, les lire. Il faudra au bout du bout en joindre une copie acquittée ou l'original (acquitté) à la note de frais qui expliquera l'ensemble.
Excel ou "Papier" ?
Sous Excel, faire une copie du formulaire XLS sur son ordi. L'indexer. Ensuite, travaillant sur ce fichier informatique, pour chacune des pièces en commençant par la première, inscrire:
Quand on inscrit le montant, le N° de pièce s'inscrit en s'incrémentant automatiquement. Le montant total et le nombre de pièces s'inscrivent aussi automatiquement.
Imprimer alors le tout pour Picsou (1 ex), y agrapher les pièces, les numéroter comme sur la note de frais.
Dater et signer (avec son nom) en bas.
Sur la version "Papier" PDF, demander à Picsou un formulaire déjà imprimé ou imprimer le fichier PDF sur une feuille A4 blanche, puis faire pareil que ci-dessus, à la main (en faisant les calculs à la main)
Y agrapher les pièces, les numériter.
Dater et signer (avec son nom) en bas.
Lors de la prochaine réunion Abeille, contre un exemplaire complet signé de la note de frais, Picsou paiera rubis sur l'ongle, s'il le veut bien.
Ugh !
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